Gestão de Dados: O que é? Princípios e Qual sua importância?

Informação é um dos maiores bens corporativos existentes, pois gera conhecimento, que gera lucro, produtividade e como consequência, o sucesso. No entanto, tudo começa com um trabalho eficiente de gestão de dados, que se bem feito tem o poder de aperfeiçoar tomadas de decisões corporativas, comerciais e estratégicas.

Mas você sabe o que é gestão de dados?

Neste artigo vamos entender o significado da palavra que tem o poder de proporcionar organização estratégica para o seu negócio. Vamos entender quais os princípios da gestão de dados e qual a sua importância para o mercado corporativo, que cada vez mais está focado no uso eficaz dos dados, das informações e do conhecimento.

O que é Gestão de Dados?

Podemos caracterizar a gestão de dados de diferentes maneiras, mas todas são bem similares. A palavra é definida pela prática de se coletar, manter e usar dados de forma organizada estratégica, para que eles gerem informação, que por consequência gere conhecimento, e que este seja utilizado por empresas para a tomada de decisões estratégicas.

Em um mundo globalizado, capitalista e com concorrências de mercado bem intensas, saber guardar dados, e utilizar de maneira estratégica para decisões corporativas, é o primeiro passo para o sucesso empresarial.

Assim, um dos principais objetivos da gestão de dados é alcançar a governança, situação na qual os dados podem ser definidos como seguros, privados, precisos, disponíveis e utilizáveis. 

Quais os benefícios de uma boa gestão de dados?

Ter uma gestão de dados eficiente, que gere segurança para a empresa, traz muitos benefícios, incluindo:

• Melhora na tomada de decisões

Buscar e conseguir os dados que a empresa precisa para atender melhor os clientes, gerar maior produtividade e diminuir custos, é um dos principais passos corporativos para melhores tomadas de decisões.

• Diminuição dos custos

Os dados ajudam muito a gerenciar os custos dentro de uma empresa, proporcionando uma economia considerável.

• Gera mais confiança por parte de clientes e parceiros 

Ter uma política eficiente e transparente de gestão de dados tranquiliza clientes e fornecedores, que vão confiar na sua política de dados. Todos nós sabemos que a segurança dos dados é uma das maiores preocupações das empresas deste mundo globalizado e atual.

• Aumento na qualidade dos dados guardados

Realizar um bom trabalho de gestão de dados tende a ter efeito contínuo, na melhora constante dos dados, que fará o sistema de gestão trabalhar de forma mais rápida e gerando melhores resultados.

• Menor incidência de erros

Fazer uma gestão de dados eficiente acaba gerando menos erros e minimizando os erros que acontecem por conta do uso de dados incorretos.  

Efeitos de uma má gestão de dados

Em contrapartida, uma má gestão de dados pode gerar resultados bem negativos para uma empresa:

• Perdas financeiras

Uma má gestão de dados vai inevitavelmente prejudicar a empresa na tomada de decisões econômicas e estratégicas, até porque criar ações sem o suporte das informações necessárias, informações estas que serão possíveis por causa de um bom trabalho de gestão de dados, tende a gerar prejuízos e perdas financeiras.

• Custos excessivos de armazenamento

Um bom trabalho de gestão de dados contempla ações de limpeza contínuas de dados, sejam eles desatualizados ou incompletos. Uma gestão mal feita acaba aumentando os custos de gerenciamento dos mesmos dados, gerando um aumento de custos finais.

• Perda de vendas

Um trabalho ineficiente de gestão de dados atrapalha todos os setores da empresa, e um dos mais afetados tende a ser o de vendas. Perder vendas por não ter uma gestão eficiente de dados é muito comum. Se a sua empresa demora em atender clientes por conta da falta de dados de estoque, ou dados incompletos de produtos, certamente ela irá perder vendas para a concorrência que se mostrará mais ágil e rápida nesse processo.  

Princípios da gestão de dados

O especialista Ricardo Dantas Stumpf escreveu o artigo “O porquê de governança de dados em organizações de controle” e nele listou os princípios que gerem uma boa gestão de dados.

São eles:

• Regra de ouro - Dados são ativos corporativos, dos mais importantes e estratégicos para uma jornada de sucesso;
• Federação - Estrutura dos dados precisa possuir padrões definidos;
• Eficiência - Dados relevantes devem estar disponíveis no momento certo, no lugar certo e no formato certo para usuários autorizados;
• Qualidade - Dados precisam ser geridos e medidos para ganhar qualidade;
• Gestão de riscos – Toda empresa possui dados que são mais sensíveis ou confidenciais e por isso é preciso que a empresa possua uma política interna clara e segura de proteção a estes dados;
• Colaboração – Dados corporativos são no geral feitos para poderem ser compartilhados, exceto alguns que trazem, por exemplo, cláusulas de confidencialidade;
• Contextualização - Tudo tem um contexto, correto? Seguindo este princípio, o contexto de uso do dado muda sua forma de armazenamento, tratamento e utilização;
• Inovação – A gestão de dados necessita sempre de inovações, já que as técnicas vigentes não funcionam por todo o tempo. Assim, novas técnicas são incentivadas, seguindo-se os demais princípios. 

Qual a importância de uma gestão de dados?

Uma empresa que investe em um eficiente trabalho de gestão de dados tende a ganhar muita competitividade no mercado, além de produtividade, aumento de receitas e diminuição de custos. Tudo isso por conta de ações estratégicas feitas com base em dados corretos e organizados.

Podemos listar aqui o porquê uma gestão de dados eficiente é importante para a sua empresa:

• Otimiza os processos da empresa

Uma gestão de dados feita de forma correta proporciona um aperfeiçoamento dos processos internos, e assim a empresa consegue detectar falhas operacionais e corrigir, evitando perdas e aumentando a produtividade;

• Redução sistemática de erros

A gestão de dados feita de forma correta acaba diminuindo a quantidade de erros, e aproveitando melhor os recursos existentes na empresa. Com isso se otimiza o negócio como um todo, gerando maiores condições de sucesso;

• Tomada de decisão com maiores chances de sucesso

Uma gestão de dados eficiente é importante para que uma empresa consiga tomar decisões estratégicas com base em dados sólidos e seguros, gerando com isso mais chances de terem ações bem sucedidas; Decisões estratégicas é a base para o sucesso de qualquer corporação, seja ela pequena, ou média ou grande. Ter uma base sólida, segura e clara de dados vai garantir que a empresa consiga resultados melhores.

• Segurança dos dados

Entender a importância dos dados para uma empresa é meio caminho andado para que ela tenha melhores índices de qualidade e econômicos. Uma boa gestão de dados tem como um dos grandes objetivos a segurança destes, para que clientes, fornecedores e parceiros nunca tenham seus dados vazados ou expostos por conta de falhas produzidas pela empresa através de uma má gestão de dados.

• Gerenciamento inteligente

A gestão de dados é importante para que uma empresa consiga gerenciar de forma inteligente todos os recursos que ela possui. Ter uma grande quantidade de dados e não saber transformar em dividendos, em informações que geram conhecimento que geram lucro é o mesmo que não ter estes dados. Por isso, uma boa gestão de dados garante ações aperfeiçoadas por parte da empresa, gerando receitas, lucros e produtividade.

• Manter uma organização consistente em todo o processo

Uma boa gestão de dados é importante para tornar possível a análise de dados com mais eficiência, minimizando por consequência os índices de erros. Tomar decisões estratégicas, como a decisão de expandir a empresa ou abrir uma filial, usando como base dados crus, sem uma análise mais aprofundada, tende a aumentar muitos os riscos e as chances de um fracasso corporativo. Assim, uma gestão eficiente de dados vai se utilizar de elementos detalhados, aprofundados e que dará à empresa maiores chances de sucesso.

Dicas para uma gestão de dados eficiente   

Qualquer empresa pode realizar uma gestão de dados eficiente, que lhe dê retorno estratégico ao longo dos anos. Para isso, é bom seguir algumas dicas de ouro:

• Gestão de dados precisa estar dentro da cultura da empresa

O pontapé inicial de um bom trabalho de gestão de dados é dado a partir do momento em que ela é posta dentro da cultura organizacional da empresa. Assim, a gestão de dados é colocada em prática a partir dos valores, da missão e das estratégias da empresa;

• Quem será o responsável?

Muito importante a empresa ter bem definido quem será o responsável (ou responsáveis) por acompanhar toda a gestão de dados da empresa. É muito importante ter isso em mente, mesmo que a empresa acabe usando serviços terceirizados;

• Montando a estratégia correta

Muito importante ter de forma clara a estratégia que a empresa busca empregar na área de gestão de dados. Quem são os membros da equipe, quais as metas, objetivos, quais ferramentas serão usadas.

• Capacitação constante

A área de gestão de dados necessita de capacitação e treinamentos contínuos, porque sua base é muito dinâmica. Ou seja, invista nos treinamentos de sua equipe;

• Monitore os resultados

É muito importante que a empresa consiga analisar os resultados de sua gestão de dados para observar falhas, corrigir, melhorar processos e potencializar os acertos.

Conclusão

Entender de gestão de dados é fundamental para que uma empresa consiga otimizar seus processos, aperfeiçoe suas dinâmicas de produção e para que consiga realizar um trabalho de tomada de decisões mais acertada e estratégica.

Gestão de dados assim não é um luxo, é um dos investimentos fundamentais para que a estrutura de uma empresa caminhe por estradas que a levem para o sucesso.

E você, já se utilizou do trabalho de gestão de dados na sua empresa? 

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