O que é gerenciamento de Projetos? Conheça os principais conceitos

Palavra de importância crucial para o universo empresarial, acadêmico e até mesmo pessoal, o gerenciamento de projetos traz consigo uma série de ideias, ações e regras necessárias para o crescimento de um negócio, de uma empreitada educacional/acadêmica ou de atividades pessoais.

Aprender como gerir projetos, e se aperfeiçoar sempre, fará de você um protagonista no âmbito profissional e, sobretudo, um potencial vencedor em seus objetivos acadêmicos. E isto é o que todos querem, correto? Por conta desta demanda resolvemos elaborar este manual com os principais conceitos usados dentro do gerenciamento de projetos.

E após esta leitura, sugerimos ler outro artigo nosso sobre as principais métricas utilizadas na elaboração e planejamento de projetos. 

Vamos começar!

Mas o que é um gerenciamento de projetos?

A ideia de gerir projetos reforça a tese de que a organização, o planejamento, a construção de metas e a boa execução do que foi pensado é indispensável no mundo moderno para que empresas cresçam continuamente, profissionais se destaquem no mercado e pessoas consigam realizar sonhos de vida.

Assim, a gestão de projetos pode ser considerada todo o esforço e a compreensão que uma equipe produz sobre um objetivo, que deve por conceito ser temporário, com seu início, sua execução e a entrega do resultado, tudo em prazos estipulados e respeitados, já que estes são elementos centrais para o bom gerenciamento.

Projetos x operações

E o projeto em si deve ser colocado em uma prateleira à parte, dentro de uma empresa, já que muito se confunde um projeto (de caráter temporário), de operações, ou processos (que podem ser contínuos). Enquanto que o primeiro possui a necessidade de ter um início, meio e fim, o gerenciamento de operações faz parte de atividades rotineiras dentro de uma organização empresarial.

Então, para entendermos melhor:

Projetos

• Tem início, meio e fim (temporários por definição).
• Ele gera um resultado único
• Possui recursos e objetivos bem definidos

Processos

• Trabalho contínuo e corriqueiro dentro de uma empresa
• Pode gerar objetivos diversas vezes
• Gera resultados padronizados

Metas e objetivos

Da mesma maneira que um gestor deve saber claramente a diferença entre processos e projetos, ele deve dominar dois conceitos similares, mas não iguais, que são as metas e objetivos.  

No que diz respeito ao gerenciamento de projetos, os objetivos são bem claros e definidos. O objetivo é aquilo que a empresa ou o profissional deseja alcançar como fim, depois de todo um processo ter sido planejado e executado.

Já as metas são tarefas mais específicas que visam justamente alcançar objetivos. Elas se cruzam, se complementam, mas há uma diferença sutil que os grandes profissionais devem saber, compreender e utilizar dentro de uma organização, ou dentro de um projeto pessoal, seja acadêmico ou de vida.   

EAP, o que é e para que serve?

EAP (estrutura analítica do projeto) mostra-se uma ferramenta indispensável para a realização e entrega de um projeto simplesmente por conseguir organizar todo o caminho necessário para que um objetivo chegue a algum lugar. A EAP integra o gerenciamento de escopo do projeto, e está incluído no Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), referência maior quando o assunto é gerenciar projetos.

A EAP então é uma estrutura hierárquica que representa de modo gráfico todo o escopo do projeto. Ela divide-o em partes menores e que por conta disso podem ser melhores gerenciáveis, facilitando todo o processo. Com a divisão feita, há uma definição das ações necessárias para que o projeto se desenvolva. 

Ou seja, possuir uma EAP é um dos pontos chaves para o sucesso de um projeto. Entender seu funcionamento é essencial e vai diferenciar os bons gestores dos amadores.

PMBOK®

Já que falamos do PMBOK®, nada mais lógico que detalharmos a sua função no gerenciamento de projetos. Ele é um guia que identifica processos, ferramentas, técnicas, com o objetivo de facilitar o planejamento e a execução de projetos. O PMBOK® fornece uma visão geral das fases de um projeto, servindo como referência. 

O gerente de projetos bem sucedido é aquele que evita o achismo e busca sempre o conhecimento já testado e comprovado. Nesse sentido, o uso do guia PMBOK® acaba sendo de grande relevância no processo de planejamento, de execução e de finalização de um projeto específico. O guia dará então esse respaldo técnico para o gestor.

Mas devemos ter em mente que o PMBOK® não é uma metodologia que deve ser seguida de maneira estrita, mas sim uma ferramenta que pode (em maior ou menor escala) ser usada para suporte em um projeto.

Começando um projeto

Nesta fase inicial há uma necessidade de se entender conceitos como escopo (significa deixar claro o tamanho e os objetivos do mesmo), tempo (deixar claro quando ele irá começar e em quanto tempo ele deve evoluir até chegar ao seu fim) e custo (requer investimento, recursos, e deve gerar receitas e despesas).

Entender os pilares de um projeto é uma necessidade que gestores possuem, e quanto maior o seu conhecimento sobre estes conceitos, que abrangem também termos como gestão de pessoas, gerenciamento de riscos, e gestão estratégica, maior é a chance de que o seu trabalho seja bem sucedido e bem avaliado dentro do universo empresarial.

Um cronograma é necessário 

Não há nada mais fadado ao fracasso do que a falta de um norte bem definido no planejamento de um projeto. É daí que nasce a importância de um cronograma de ações, que delimita datas e prazos para que ações sejam entregues. O cronograma é uma representação do tempo que será investido por uma pessoa ou uma equipe na resolução de um objetivo específico.

Respeitar cronogramas é fundamental, entendê-los é ponto chave para o sucesso de uma empreitada. No gerenciamento de projetos ele é responsável por organizar uma sequência lógica de tarefas que fará uma meta ser conquistada.

Por consequência, o cronograma dará base para que o gestor consiga perceber o quão atrasada ou adiantada está uma tarefa, e fornecerá elementos para que o gestor incite a sua equipe a cumprir de maneira integral o planejamento feito.

Planejamento estratégico

Quando pensamos em Gestão de Projetos automaticamente nos vem em mente a ideia de planejamento estratégico, que é uma série de diretrizes utilizadas para executar bem uma ação ou um grupo de ações. Aqui é necessário que o gestor domine conceitos como:

• Deadline (prazo para a entrega de cada etapa do projeto é um fator determinante para que o projeto seja concretizado de acordo com o planejamento).
• Métricas de Qualidade (ter um padrão de qualidade pré-estabelecido ajuda sua equipe a automatizar os processos).
• Produtividade (saber gerir o tempo, com disciplina e inteligência, trará como resultado uma otimização dos processos).
• Recursos (Analisar e monitorar os custos são ações fundamentais para que não haja imprevistos nem que o projeto extrapole o investimento prefixado).

Um bom gestor é aquele que entende que todas essas métricas são importantes para que um projeto empresarial, acadêmico ou pessoal seja bem sucedido. Nesse sentido, se especializar mostra-se essencial para o sucesso profissional. Realizar cursos de pós-graduação, MBA e outras especializações serão elementos diferenciais na vida profissional.

Leia também:

Planejamento estratégico: Saiba por que toda empresa precisa ter

Programa, o que é? 

Conceito que pode ter muitos significados, aqui se restringe a um agrupamento de projetos que visam um fim ainda maior e mais amplo. 

No gerenciamento de projetos, temos um gestor, que junto com a sua equipe planeja, executa e finaliza um objetivo. Agora podemos imaginar que este objetivo faz parte de algo maior, então ele se juntará a outros projetos que ao fim resultará na obtenção deste fim mais grandioso.

Para entender melhor, tomemos como exemplo o programa de ações sociais de um governo. No programa são incluídos dezenas de projetos (como o Bolsa Família, a Carteira do Idoso, o Benefício Emergencial). Ou seja, são todos projetos autônomos, mas que fazem parte de um programa mais amplo de ações sociais.  

Entendendo a importância do gerenciamento de projetos

Compreender que o crescimento de uma empresa ou de uma carreira acadêmica possui uma relação bem estreita com a organização, o planejamento e a execução de ações pré-definidas vai separar o profissional bem sucedido do resto. Gerir projetos é dar a importância necessária para que os objetivos sejam alcançados.

O bom gestor será sempre aquele que buscará conhecimento técnico, feito através de uma pós-graduação, de um curso de especialização, de um MBA, e conhecimento plural, que se adquire com leituras e consumo de cultura. 

Não há mais dúvidas que a ideia de gestão profissional foi um dos fatores determinantes para o boom de grandes empresas mundo afora. Se antes os projetos eram planejados e executados através dos achismos de seus líderes, hoje ele é produzido tendo como base conhecimentos comprovados e ferramentas como o PMBOK®, referência no assunto, ou com o uso de EAP, indispensável hoje em dia.

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