Gestão de projetos: 5 etapas essenciais para a implementação

A gestão de projetos é um conjunto de técnicas que visa implementar ações estratégicas com a finalidade de atingir objetivos. Além disso, traz grandes benefícios para as empresas que podem adquirir a capacidade de resolver problemas internos e desenvolver uma visão analítica para lidar com as adversidades externas.

Contudo, mesmo aplicando esforços com gerenciamento de projetos, algumas empresas não conseguem alcançar sucesso. E o motivo? Existem diversas razões que implicam em falhas. Seja por falta de compromisso dos executivos, seja por elencar metas e expectativas fora da realidade da empresa, seja a definição errônea de processos.

Então, se você acha que está na hora de implementar uma gestão de projetos eficaz, saiba que será preciso realizar algumas mudanças, principalmente no comportamento organizacional da sua empresa. Confira!

5 etapas para implementar uma gestão de projetos

1 Mapeamento de riscos

A primeira coisa a fazer é compreender quais são os tipos de riscos que podem colaborar com falhas no resultado dos processos. Todo projeto envolve riscos na sua implementação, cabe aos gestores e executivos realizarem uma análise do cenário como um todo em busca de minimizar os riscos ou criar ações de solução ágil de problemas.

Uma dica interessante é fazer uma previsão de todas as situações indesejáveis que podem acontecer durante as etapas do projeto e categorizar cada uma delas de modo quantitativo e qualitativo como por exemplo: alta probabilidade e baixa probabilidade.

2 Priorize a comunicação eficiente

Já falamos aqui no blog sobre a importância da comunicação na gestão de projetos, mas é preciso ressaltar aqui alguns fatores. Para que um projeto tenha sucesso, é preciso que haja uma integração de toda a equipe.

Isso significa que todos deverão saber exatamente o que fazer, por que fazer e como fazer. Ajuda a evitar a propagação de ideias errôneas, interpretação equivocada de atividades e atraso de prazos.

Por isso, o gestor precisa saber o que comunicar e para quem comunicar no momento certo. Se o líder possui competência suficiente para transmitir as estratégias para a equipe, tudo será mais fácil. Portanto, pensar em uma comunicação estratégica, motivacional e que ofereça feedback para o time será fundamental nesse momento.

3 Implemente uma gestão de mudanças

A partir do momento em que o escopo de um projeto foi definido, algumas mudanças, por mais simples que sejam, precisam acontecer. Caso essas mudanças sejam drásticas ou repentinas demais tanto a empresa, quanto a equipe podem perder o controle.

Por isso que é fundamental aliar uma gestão de mudanças ao processo de implementação de novos projetos. Isso permitirá que todo o processo seja mais reativo e dinâmico, sem que as mudanças gerem impactos negativos.

Além disso, podemos perceber como resultados benéficos o estímulo da produtividade e uma redução significativa de atrasos.

>> Como promover uma gestão de mudanças e inovação na empresa

4 Simplifique e otimize os processos

Uma das premissas da gestão de projetos é, justamente, a padronização de processos. A técnica visa simplificar, otimizar e agilizar os processos, além de atrair resultados positivos das ações tomadas. Como um bom exemplo para simplificar cada etapa podemos citar a definição das seguintes atividades para monitoramento:

• Definição de projetos classificados por tipo;
• Registro de horas necessárias para a conclusão de cada projeto;
• Classificação dos custos envolvidos no projeto;
• Registro de problemas e falhas ocorridas em um projeto;
• Simplificação da priorização e seleção de projetos.

Outro fator importante que entra nessa questão é a atribuição correta de funções e responsabilidades. Para que cada processo flua corretamente, é primordial que cada colaborador esteja envolvido e focado o bastante em sua área de responsabilidade.

Isso ajudará a evitar conflitos e dúvidas que possam atrasar o processo.

5 Monitore e avalie o desempenho do projeto

Esta é uma das etapas mais importantes de um cenário de implementação, principalmente se for a primeira vez que a empresa atua nessa área. É preciso documentar toda ação e todo resultado com o intuito de aprender com os erros e exaltar cada conquista.

O monitoramento é uma ferramenta imprescindível de melhoria contínua, ou seja, a equipe pode aproveitar as estratégias que deram certo e melhorar aquelas que foram insuficientes.

Sendo assim, com a utilização dessas 5 etapas a empresa se torna capaz de ir além dos desafios que um gerenciamento de projetos eficiente pode trazer.

Se ainda lhe restaram dúvidas sobre esse assunto, você precisa conhecer o impacto de uma especialização em gestão de processos. Não deixe de conferir e compartilhe esse conteúdo em suas redes sociais para ajudar mais pessoas!