Como construir um Cronograma de Projetos de Sucesso

Quando executamos atividades mais simples, é bastante comum que as ações sejam realizadas sem muito planejamento. No entanto, quando se trata de um projeto de maior complexidade, e que envolva diversas etapas, executar ações sem o devido planejamento pode ser um grande problema, visto que isso deixará o projeto vulnerável e suscetível a diversas falhas, como: atrasos, esquecimento de tarefas, atuação fora do escopo, entre outros.

Por esta razão o cronograma é uma ferramenta muito importante, pois ela será a responsável por organizar as principais informações, tanto na etapa de planejamento, organizando os dados e trazendo transparência aos envolvidos, quanto na execução, permitindo um follow-up de cada processo de forma eficaz.

No entanto, mesmo que seja uma ferramenta relativamente simples de ser utilizada, um cronograma bem desenhado requer atenção a alguns detalhes.

Certo! Então como é um cronograma de sucesso?

Um bom cronograma de projeto deve conter todas as tarefas a serem cumpridas, quando elas devem ser executadas, bem como a data de início e de entrega. Deve também, especificar os responsáveis por cada ação e quais os recursos necessários para que todas as etapas sejam concluídas com sucesso.

Um cronograma bem feito vai contar com o máximo de detalhes possíveis sobre o projeto e será usado como ferramenta indispensável no gerenciamento desse trabalho. É uma maneira eficiente de deixar claro todas as atividades que devem ser desempenhadas, de forma a aumentar a produtividade, uma vez que as tarefas são direcionadas, apresentando um caminho lógico a ser seguido.

Como fazer um bom cronograma?

Para elaborar um cronograma de sucesso, você pode contar com vários recursos, como aplicativos e planilhas eletrônicas. Para sua praticidade, o ideal é que essas ferramentas façam parte do seu dia a dia como gestor. Em outras palavras, utilizar softwares de gestão de projetos que são voltados para essa finalidade são de grande ajuda.

Conheça 5 ferramentas para ajudar na gestão de projetos.

Quais as vantagens de utilizar um Cronograma adequado?

• Estimar o tempo das atividades

Por meio do cronograma de projeto, o gestor pode estimar quanto tempo será necessário para o desenvolvimento de cada atividade. Dessa forma, o seu planejamento ganha mais confiabilidade, aumentando as chances de torná-lo bem-sucedido.

• Mostrar o desempenho da equipe

Com base nas informações apresentadas, em um cronograma detalhado é possível avaliar se a equipe está desenvolvendo as atividades dentro do proposto, se é preciso alterar ou adequar a forma de trabalho. Assim, é possível apurar quanto tempo está sendo gasto para executar cada tarefa, evitando possíveis atrasos.

• Aumentar a eficiência geral

Com a finalidade de aperfeiçoar os resultados obtidos ao final do projeto, um cronograma de sucesso melhora o desempenho da equipe, já que otimiza o uso dos recursos disponíveis. Por meio de uma execução mais eficiente, ao seguir um cronograma, o gestor de projetos irá garantir a qualidade do produto final e cumprimento dos prazos.

• Remanejar trabalhos

Com um cronograma bem elaborado, é possível avaliar quando a equipe está sobrecarregada de tarefas ou quando um funcionário já está disponível para novas atribuições. Dessa forma, é possível perceber se a equipe está com a demanda adequada ou se é necessário agregar outros profissionais.

Um bom cronograma de projetos tem como principal função assegurar que cada etapa seja realizada dentro do proposto e entregue no prazo determinado, evitando contratempos que possam prejudicar o resultado final.