5 passos para fazer reuniões produtivas e se destacar

Toda reunião tem um propósito, mas quando muitas mentes se reúnem existe a oportunidade de extrair ideias de inovação e melhorias no ambiente corporativo.

Além disso, o líder deve montar um caminho objetivo para que a reunião não tome tempo excessivo dos colaboradores e vá direto ao ponto. Caso contrário, a reunião acaba trazendo a sensação de tempo perdido, frustração e desmotivação. 

A seguir, vamos elencar algumas dicas para tornar as reuniões mais eficientes que tragam resultados. Acompanhe a leitura!

Conheça os 5 Ps para tornar uma reunião mais produtiva

1. Defina o propósito da reunião

Para convocar uma reunião em equipe é essencial ter um propósito em mente. Mais importante do que isso, é interessante pensar em possíveis soluções para o determinado assunto. 

Dessa forma, ficará mais fácil conduzir o time para o mesmo objetivo e ajudar no desenvolvimento da conversa. Entrar no assunto com um objetivo em mente evita que a conversa tome outros rumos e outros problemas entrem em pauta sem a real necessidade. 

2. Tire um tempo para preparação

A maioria dos líderes costuma sempre organizar reuniões de última hora. O problema disso é que a reunião nunca vai trazer resultados e, possivelmente, vai tomar muito tempo da equipe porque não houve planejamento prévio.

Além disso, é necessário que haja uma preparação do líder em relação aos assuntos a serem abordados. Como dica, monte uma pauta objetiva, que sirva como um guia para você se manter em foco.

Outra coisa que envolve o tópico preparação é preparar a equipe para a reunião. É muito importante comunicar a todos do que se trata a convocação. Dessa forma, a maioria já vai comparecer munida de conhecimentos e ideias de soluções positivas. 

3. Avalie e documente o progresso

O líder da reunião deve sempre ter em mãos uma agenda com a pauta e planejamento definidos. Assim que um assunto terminar, anote quais foram as resoluções e parta para a próxima abordagem. Isso denota a solidez da liderança em equipe. 

4. Desenvolva um processo eficiente

Assim como toda atividade dentro da empresa, uma reunião precisa passar por um processo de etapas para que toda a equipe se familiarize com a rotina e tenha previsibilidade das próximas etapas. 

Isso torna a atividade muito mais fluida. Em uma reunião comum, podemos destacar as principais etapas:

• Apresentação do líder à equipe;
• Apresentação do problema em questão;
• Dinâmica e brainstorming; 
• Discussão em equipe;
• Resolução do problema;
• Assinatura de Ata, caso seja necessário;
• Encerramento com mensagem motivacional.

É interessante que cada etapa da reunião seja cronometrada, com o objetivo de trazer mais eficiência e objetividade. Vale ressaltar que algumas etapas do processo podem não fazer muito sentido para determinados formatos, como web conferência, por exemplo.

Sendo assim, cabe ao líder determinar quais são as necessidades da equipe e da organização. 

5. Estimule a participação do time

Se você seguir o modelo de processo citado anteriormente, verá que existe um momento – considerado o mais importante entre os gestores – de interação em grupo. Um líder de sucesso deve estimular a equipe em todas as reuniões.

Isso ajuda muito na resolução rápida do problema e ainda pode incentivar os colaboradores a trocar experiências, sugerir mudanças no clima empresarial e ideias de inovação na cultura organizacional. 

Como você pôde perceber, existem algumas particularidades que fazem toda a diferença no sucesso da reunião em equipe. Procure seguir todos os passos e ter atenção quanto ao seu nível de comunicação para colher resultados.