Matriz de Eisenhower: O que é? Quais benefícios? Como montar o seu?

Organizar o tempo é uma tarefa tão estratégica e difícil que muitos dizem ser uma guerra. Por conta disso, é interessante que uma das ferramentas de gerenciamento de tempo, a Matriz de Eisenhower, tenha sido criada justamente por conta da fala de Dwight Eisenhower, um general, que se transformou num dos presidentes dos Estados Unidos.

Sua fala dizia: "Tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes."

Neste artigo entenderemos o significado da Matriz de Eisenhower, os seus benefícios para quem precisa gerenciar da melhor o tempo e como montar a sua matriz, colocando na prática e aperfeiçoando a gestão de seu tempo.

Matriz de Eisenhower 

Podemos considerar a Matriz de Eisenhower uma ferramenta de gerenciamento de tempo focada na hierarquização de tarefas, fazendo uma distribuição produtiva das tarefas do dia, otimizando o tempo, gerando mais produtividade, seja no campo pessoal, com as tarefas da vida, seja no campo profissional, com as demandas do trabalho.

Priorizando tarefas 

O objetivo da Matriz é gerenciar tarefas, priorizando as que são urgentes e importantes. Isso acontece por conta de uma espécie de triagem que devemos fazer de todas as nossas atividades diárias, para depois organizar de modo hierárquico e executar de maneira mais produtiva e eficiente.

Como funciona a Matriz de Eisenhower 

A estrutura da Matriz de Eisenhower é feita com a divisão de quatro quadrantes, e em cada um deles temos uma divisão com as prioridades para cada tipo de tarefa.

O primeiro quadrante 

No primeiro quadrante colocamos as tarefas de suma importância e urgentes. É sempre preciso dar prioridade para este tipo de tarefa, seja na sua vida profissional, seja na sua vida pessoal. Elas devem ser resolvidas de forma rápida e eficiente. 

Mas como saber quais tarefas são estas e porque elas são deste grupo? Bem, tarefas urgentes normalmente nos são colocadas através de imprevistos ou circunstâncias especiais. 

Você nunca deve deixar uma tarefa regular ou cotidiana se transformar em algo urgente, porque aí temos uma situação de erro de gerenciamento de tempo e de atividades. Situações imprevistas acontecem, como cobrir um colega no trabalho, que está doente, ou resolver um problema médico, dentre outros exemplos. Elas por serem de rápida conclusão, nos dá a impressão de produtividade, porém é preciso ter cuidado para não sobrecarregar as tarefas importantes.

O Segundo quadrante 

Tarefas do segundo quadrante são tarefas importantes, porém elas não são tão urgentes que devam ser priorizadas de imediato, ou seja, podemos colocá-las para mais tarde, depois de resolver as coisas mais urgentes. 

Elas são muito importantes, porém como não existe um prazo de entrega imediata, você consegue direcionar para outros momentos que não seja o imediato. Um exemplo seria você se aprofundar no tema de sua tese de Mestrado, algo de muita importância, mas que não há a urgência da entrega imediata. Outro exemplo seria o planejamento das metas da empresa, como redução de orçamento, diminuição da margem de lucro, dentre outros. 

É muito importante dizer que as tarefas desta categoria não podem ser negligenciadas e o ideal é que você separe datas e horários para que finalize cada uma destas tarefas.

O Terceiro quadrante 

Tarefas do terceiro quadrante são urgentes, mas não são importantes. Como isso? Essas tarefas são aquelas que acabam impedindo que você foque nas coisas que realmente importam para você. 

Um bom exemplo são as tarefas que outras pessoas trazem para ti, mas que você realmente não precisa fazer. Neste caso, é necessário que aprenda a negar, a falar o famoso não posso te ajudar. 

No campo do trabalho, podemos caracterizar também como tarefas que são urgentes mas que você poderia delegar para outras pessoas de sua equipe fazer, como atender um telefonema sem um propósito bem definido. Nesse caso é necessário e importante que você encoraje a sua equipe a depender menos de você.

O Quarto quadrante 

As tarefas do quarto quadrante não são nem urgentes e nem importantes. Aqui estamos falando basicamente de distrações, e de tarefas que devem ser eliminadas de sua vida, pessoal e profissional. Essas tarefas não lhe levarão até onde você planeja chegar, no campo profissional e pessoal. São tarefas como assistir televisão, checar o feed das redes sociais ou pausas longas e desnecessárias para cafés e chás. 

Quais benefícios da Matriz de Eisenhower 

São alguns dos benefícios do uso sistemático da Matriz de Eisenhower na sua vida:

Hierarquia de tarefas para a empresa : Ao utilizar a Matriz de Eisenhower no trabalho, por exemplo, você perceberá uma maior produtividade e eficiência pelo fato de organizar as tarefas utilizando a hierarquia de importância e de urgência. Ao priorizar as tarefas deste grupo uma empresa tende a ser mais eficiente em seu todo.

Produtividade aumentada: Consequência direta do primeiro benefício, o uso de um sistema de gerenciamento de tarefas resulta se bem feita em um aumento significativo da produtividade, já que pouco tempo será perdido em ações e tarefas sem urgência ou importância estratégica, e o foco será todo para atividades produtivas e estratégicas para a empresa. Nesse caso o benefício serve também para situações pessoais, e não exclusivamente empresariais.

Eficiência e organização das tarefas: Um bom planejamento de todas as tarefas resulta automaticamente num processo de maior eficiência e organização das atividades, que gera um quadro bem saudável para a pessoa. Investir seu tempo para organizar as suas tarefas é investimento certo, com um ótimo retorno. 

Maior taxa de resolução de problemas: Ao organizar e hierarquizar de forma eficiente as tarefas e atividades diárias, é normal que a taxa de resolução de eventuais problemas seja bem mais alta que num contexto normal, sem o uso da Matriz de Eisenhower como referência.

Rapidez na resolução de tarefas: Outra consequência da Matriz de Eisenhower, a agilidade nas resoluções das tarefas tende a melhorar bastante a vida de alguém, seja em seu trabalho, seja em suas tarefas pessoais.

Como colocar em prática a Matriz de Eisenhower 

Com tudo isso em mente, é hora de você construir o seu planejamento tendo como base a Matriz de Eisenhower.

Pontapé inicial: Desenhe um plano cartesiano, ou seja, um quadrado e o divida em dois eixos, um horizontal e outro vertical. Com isso, forma-se quatro quadrantes. A linha vertical representa a importância das tarefas, e a linha horizontal tem como foco a urgência.

Defina as tarefas urgentes e importantes: O passo dois é a definição das tarefas importantes e urgentes no quadrante número 1. Neste grupo teremos as tarefas para serem feitas imediatamente, ou que merecem prioridade, sem muita margem para adiar.

Defina as tarefas importantes mas não urgentes: O passo três é o preenchimento do segundo quadrante, com tarefas importantes, mas que não são urgentes.

Defina as tarefas urgentes mas não importantes: O passo quatro é o preenchimento do terceiro quadrante, com tarefas urgentes, mas que não são importantes.

Defina as tarefas não importantes e não urgentes: Aqui você deverá preencher com todas as tarefas que te fazem perder tempo e produtividade.

Conclusão 

A Matriz de Eisenhower, como toda ferramenta de gestão de tempo e de tarefas, precisa ser trabalhada com disciplina e muita estratégia, para que o seu resultado final seja satisfatório. Ela é uma importante aliada da produtividade e pode lhe ajudar bastante no trabalho de gerir melhor o tempo, o trabalho e a vida.
E você, já utilizou a Matriz de Eisenhower para gerenciar seu tempo?

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