Processo de Negociação: Conheças as Principais Fases

Uma das qualidades que fazem empresas e profissionais serem bem sucedidos no mundo corporativo é a alta capacidade em gerenciar acordos comerciais. O processo de negociação, que acontece em diversas etapas, demanda conhecimento e habilidade do negociador para saber agir de acordo com as particularidades de cada uma dessas fases e conquistar o melhor acordo possível visando os interesses da organização.

Nesse artigo vamos entender o que envolve o processo de negociação e conhecer todas as principais fases e a importância que cada uma destas etapas possui.

O processo de negociação

No mundo empresarial negociar é um termo essencial, que garante a vida e o sucesso de organizações. Entretanto, se o processo de negociação não for realizado de forma eficiente, as chances de se perder clientes, de perder contratos, de perder parcerias, etc, são muito maiores. 

É através da negociação que acordos são fechados, que vendas são realizadas, que contratos são assinados e que situações onde há diferenças são resolvidas.

Podemos dizer então que a ideia de negociação existe em todos os setores da sociedade, mas no mundo corporativo ela ganha uma importância ainda mais estratégica, já que a negociação é uma das bases das atividades comerciais. 

O que define um bom processo de negociação?

Um bom processo de negociação é aquele que ao final ambas as partes estão satisfeitas e saem vencedoras. Em um processo de negociação eficiente todos saem ganhando.

E o que precisa para que o processo de negociação seja bem sucedido?

É preciso que empresas entendam que a negociação é um processo que acontece em etapas, e cada uma destas fases possui uma importância fundamental para que ao final o resultado seja satisfatório para a empresa.

Não há como, no mundo corporativo, ser bem sucedido em uma negociação, sem estar bem preparado e sem respeitar as etapas que definem uma negociação.  

Leia também:

Táticas de negociação: Exemplos e Práticas para Nunca Mais Perder Vendas

Os benefícios de um bom processo de negociação para a empresa

Toda empresa precisa ter em sua equipe pessoas capacitadas para o trabalho de negociação, independente do setor em que ela trabalhe.

Uma empresa que investe em profissionais capacitados em executar bem as etapas do processo de negociação acaba gerando grandes benefícios a curto e médio prazos:

Redução de custos: Empresas que possuem bons negociadores tendem a reduzir seus custos em todos os setores organizacionais, já que as negociações possuem como um dos objetivos o de gerar maior lucro ou menor custo para algo.

Maior facilidade em conquistar metas: Bons negociadores ajudam empresas a conquistarem metas, seja de vendas, seja dentro de algum outro setor estratégico. Para empresas que dependem de metas de vendas, possuir uma equipe capacitada em processo de negociação faz toda a diferença.

Fidelização de clientes e parceiros comerciais: Um processo de negociação eficiente consegue agradar todos os lados, e se todas as partes ganham então as chances da relação de confiança e de fidelização entre ambas crescerem são muito grandes. É uma empresa que fideliza clientes e tem muito mais condições de ser bem sucedida no mercado.

Ganhar competitividade: Toda empresa precisa ser competitiva no mercado para sobreviver. Uma organização que investe em bons profissionais para estar à frente dos processos de negociação tende a ter maiores condições de competir e ganhar mercado

Erros cometidos no processo de negociação

Alguns erros básicos que empresas cometem nas fases da negociação:

Não possuir um planejamento claro e eficiente

Se a empresa entra em uma negociação sem saber quais são as metas, prioridades, o quanto ela pode ser flexível e o quanto ela pode abrir em concessão então ela está muito próxima de fracassar no processo de negociação.

Quando a empresa não se planeja, o negociador, seja um vendedor, seja um profissional de outro setor, fica vulnerável e sem armas para negociar com a outra parte envolvida.Por isso, é fundamental possuir um bom planejamento estratégico.

Não conhecer a outra parte envolvida na negociação

Um dos grandes erros que empresas cometem no processo de negociação é não conhecer a outra parte envolvida. Se você está lidando com um possível comprador de um produto seu ou de algum potencial parceiro comercial, ou de um fornecedor, é de fundamental importância que a equipe de negociadores conheça profundamente a outra parte.

Conheça seus interesses, seus motivos e objetivos, e a partir daí trace estratégias adequadas para o processo de negociação. 

As principais fases do processo de negociação

Vamos agora entender como acontece uma negociação na prática. Essas podem ser consideradas as principais fases da negociação, a é uma lista subjetiva, que pode variar.

Preparação

O processo de negociação se inicia com uma etapa que podemos considerar anterior à negociação propriamente dita. Isso porque é preciso um trabalho preparatório, onde a empresa e o negociador são munidos de todas as informações necessárias para que se inicie a negociação.

É preciso que o negociador esteja preparado para todos os cenários possíveis, seja sabendo desde já quais são os seus limites, ou o quão flexível ele pode ser, seja entendendo as variáveis que podem acontecer durante o processo e se precavendo.

Uma boa preparação tende a gerar confiança para o negociador representar bem os interesses da empresa, e tende a possibilitar que ele ao longo do processo de negociação consiga ter iniciativas eficientes para gerar um acordo ou proporcionar uma solução para a negociação.  

A preparação demanda também um conhecimento bem profundo sobre a outra parte, sobretudo em negociações mais estratégicas. Nesse caso, é preciso levantar todos os dados possíveis da outra parte e colocar como suporte para defender a sua proposta inicial. 

Investigação

A empresa e seu representante na negociação levantaram dados e informações sobre a outra parte, então nesse outro momento do processo de negociação é necessário uma investigação para checar essas informações e confirmar se elas são verdadeiras ou não.

Esse é o momento de conhecer o seu interlocutor, e ouvir, escutar e entender a suas falas. Essa parte, que flerta com a psicologia, funciona para compreender as origens, comportamentos, experiências e vivências, e entender qual o lugar que ele se encontra na negociação. 

Esse é o momento de buscar similaridades entre os dois, buscar os pontos em comum para já alinhar possíveis soluções que serão benéficas para todos.

Abertura

Você já possui informações sobre as suas demandas, já conhece a outra parte e já tem alguma ideia do que ela busca na negociação, então chegou o momento de começar a sinalizar as suas ideias para o interlocutor.

Faça perguntas mais sutis, e busque mapear as respostas já prevendo como será a sua abordagem posterior.

Questione sobre o prazo de entrega, por exemplo. Se determinado prazo é justo no processo. Dependendo da resposta já crie um esboço de proposta, sendo, se possível, auxiliado por alguma ferramenta de gerenciamento de clientes, como CRM.

Clarificação

Nessa fase do processo de negociação você precisa estar preparado para responder todas as objeções apresentadas. É o momento de ouvir e de discutir, e de responder os questionamentos com dados objetivos e munido de muitas informações, para evitar que a pura e simples opinião tome conta da negociação.

Nessa fase evite frases perigosas, que possam prejudicar a negociação. Negativas contundentes devem ser evitadas ao máximo, já que nesse momento as duas partes ainda buscam a melhor solução e o melhor acordo para que ambas saiam vencedoras.

Troca de concessões

Momento muito importante no processo de negociação, a chamada fase da barganha envolve o trabalho de aproximar de vez o seu objetivo com o objetivo da outra parte.

A estratégia mais eficiente é a do convencimento de que a sua solução é a mais adequada e irá resolver um problema do cliente. 

E, sobretudo, é o momento de convencer o outro lado a readequar sua proposta, cedendo concessões em troca da proximidade de um acordo.

Com a outra parte abrindo concessão, é também justo que você consiga flexibilizar sua proposta e se readequar as necessidades da outra parte envolvida, gerando maiores chances de benefícios mútuos.

Nesse momento é importante se criar uma estratégia provando que a sua solução é a mais apropriada e que por isso o negócio precisa ser fechado, para benefício de ambas as partes. 

Acordo

O grande objetivo do processo de negociação é o acordo e ele precisa surgir depois de passadas todas estas etapas descritas acima.

O acordo é resultado de uma série de fatores como variáveis ajustadas e concessões cedidas por ambos os lados. 

Desta forma, é preciso consultar todas as anotações e observações feitas nas etapas anteriores, para então apresentar todos os pontos do interlocutor de forma bem resumida.

Principais demandas atendidas, então nós chegamos no momento de pensar seriamente em realizar o acordo.

Acerto final

Acordo feito, é muito importante que haja um acompanhamento inicial, buscando confirmar a ideia de que a sua solução apresentada na negociação é de fato a mais apropriada para aquele cliente.

Se a negociação é feita dentro do setor de vendas, então essa fase é a chamada pós venda, onde a empresa precisa ser acessível e acompanhar a implementação da solução na vida da outra parte envolvida.

Conclusão 

É preciso entender que o processo de negociação não se dá de modo engessado, sem flexibilidade nem variáveis.

Todas as fases, por melhores que sejam, podem ser eliminadas ou ampliadas, dependendo da situação, da outra parte ou de outros fatores.

É preciso que se entenda que o processo de negociação envolve conhecimento, capacidade de persuasão e muita inteligência emocional e psicológica.

Você já esteve envolvido em algum processo de negociação? Nos conte.