Priorização de Projetos: Conheça as principais ferramentas para usar no seu negócio

Em um mundo finito, onde o tempo é limitado e os recursos financeiros nem sempre são abundantes, priorizar algo é uma ação estratégica das mais produtivas e importantes. A priorização de projetos no setor corporativo segue esta mesma regra, e é uma das ações mais necessárias dentro de uma organização.

Neste artigo vamos entender tudo sobre priorização de projetos, sua definição, importância e principalmente, as principais ferramentas para usar no seu negócio e que podem te ajudar no tema.

Priorização de projeto

Priorização de projetos pode ser definida como ações estratégicas que muitas organizações utilizam para selecionar de uma forma muito embasada os projetos que serão colocados no topo do ranking de prioridades e os projetos que serão colocados à parte naquele momento.

Como o tempo é escasso e os recursos são finitos, priorizar projetos se torna uma das ações mais estratégicas dentro do ambiente corporativo.

Na área de gestão de projetos há inúmeras variáveis para serem pensadas e planejadas para, ao fim de um trabalho técnico, definir quais ações que aquela organização pretende realizar logo de imediato e quais são as ações que podem ser deixadas para outro momento.

Priorização de projetos e o mercado

Isso acontece porque o mercado exige cada vez mais que produtos e serviços sejam entregues com excelência, e por conta dessa necessidade de entregar projetos que se aproximem da perfeição que o trabalho de gerenciamento de projetos é tão importante.

Assim, priorizar projetos nada mais é que entender quais são os produtos e serviços mais adequados para serem entregues naquele momento, tendo em vista uma série de variáveis apresentadas pelo mercado.

Quais os critérios usados para priorização de projetos? 

Podemos listar uma série de critérios para definir quais os projetos dentro da organização que devem ser colocados no topo da lista de prioridades e os que podem esperar o momento mais adequado.

Veremos alguns desses critérios agora:

Complexidade

Um dos elementos que mais deve se levar em conta na hora de priorizar um projeto é a complexidade que o cerca. 

Assim, o critério analisa a abrangência do escopo, o custo benefício que o projeto apresenta, além do trabalho necessário para a entrega do resultado final. 

Quanto menor a complexidade maiores são as chances desse projeto ser colocado como prioritário. 

Custo

O custo final de um projeto é um dos critérios mais importantes para se avaliar antes de priorizar ou não, por isso é importante entender sobre gestão de custos. 

É preciso conhecer e avaliar o investimento necessário para que o projeto seja finalizado e o quanto de benefício ele vai entregar para a empresa. 

Nesse sentido, quanto menor o custo, maior a pontuação para o ranking de projetos. 

Prazo

Esse critério também merece destaque, pois avalia o cronograma de atividades sob o aspecto da data de entrega. 

Quanto menor for o prazo, mais pontos ganha o projeto no ranking de prioridade. Para uma empresa, é muito importante que seus principais projetos sejam concluídos em prazos razoáveis, para que todo o processo seja finalizado o mais rápido possível.

Probabilidade de sucesso

Este critério analisa todas as chances do projeto ser bem sucedido ou não. Cada projeto possui um nível de risco, e óbvio que projetos mais ambiciosos possuem mais riscos de darem errado ao seu final. 

Quando o gestor de projetos analisa este critério, ele está à procura de projetos que ofereçam o menor risco possível.

Resultados a curto e médio prazo

Esse critério analisa o tempo necessário para que o projeto gere os resultados esperados, sendo que há projetos que os resultados são gerados logo depois de sua entrega. 

Outros projetos demandam algum tempo para que os resultados sejam percebidos, e há também projetos que demandam bastante tempo, e nestes casos é preciso um planejamento muito grande para que não haja pressa por parte da equipe de gestão. 

Quanto menor o tempo para gerar resultados, melhor para a empresa.

Principais ferramentas de priorização de projetos

Existem algumas ferramentas que auxiliam equipes de gestão de projetos a hierarquizar seus projetos e priorizar os mais relevantes. Podemos destacar:

Matriz BASICO

Essa matriz é muito utilizada por equipes de gestão para priorizar projetos e processos, possuindo seis critérios bem definidos.

• Benefícios para a Organização (B);
• Abrangência dos Resultados (A);
• Satisfação do Cliente interno (S);
• Investimento Requerido (I);
• Cliente Externo Satisfeito (C);
• Operacionalidade Simples (O).

Cada um desse critérios recebe pontuação que vai de 1 a 5, onde 1 é o cenário mais difícil e 5 o cenário mais adequado. O resultado é obtido a partir da soma de cada critério. Será o projeto ou processo com maior nota que será priorizado quando forem comparados uns com os outros.

Matriz RICE

Temos aqui outra ferramenta bastante usada para se avaliar o cenário onde se encontra cada um dos projetos possíveis para serem iniciados. A matriz RICE é resultado do acrônimo Reach (Alcance), Impact (Impacto), Confidence (Confiança) e Effort (Esforço):

• Alcance: quantas pessoas serão impactadas?
• Impacto: até que ponto cada pessoa será impactada? 

1. Impacto Massivo: 3x
2. Grande Impacto: 2
3. Médio: 1x
4. Baixo: 0,5x
5. Impacto Mínimo: 0,25x

• Confiança: quão confiantes estamos sobre os resultados? 

1. Alta confiança: 100%
2. Confiança média: 80%
3. Baixa confiança: 50%
4. Mínima confiança: 20% ou menos

• Esforço: quanto tempo, esforço e complexidade será necessário?

O resultado partindo da perspectiva da Matriz RICE se dá multiplicando os valores de Reach, Impact and Confidence e dividindo o resultado por Effort. 

Ou seja: R x I x C / E  

O resultado final auxilia a equipe de projetos a entender todos os detalhes de um projeto a partir desses critérios.

Matriz GUT

A Matriz GUT é mais uma ferramenta utilizada na gestão de projetos e que trabalha a partir de três critérios:

G: Gravidade

U: Urgência

T: Tendência

A gravidade pode ser definida como o impacto que o projeto vai gerar na organização. A urgência pode ser definida como a pressão existente dentro da empresa para que o projeto ofereça a solução que está sendo planejada. 

Já a tendência se refere à probabilidade que o problema tem de crescer com o passar do tempo se o projeto ou processo não for executado.

Para calcular a GUT:

Basta aplicar uma nota de 1 a 5 para cada um dos critérios de cada projeto e, no fim, multiplicar esses número para obter um score, que será utilizado para ranquear os projetos. 

Então, um projeto que recebeu nota 3 para gravidade, nota 4 para urgência e nota 4 para tendência terá um score de 48 pontos. 

Na Matriz GUT a pontuação mínima é de 1 ponto e a pontuação máxima é de 125 pontos.

Matriz de Urgência x Importância

Essa é uma matriz que fornece parâmetros importantes para definir quais projetos são mais urgentes e importantes. 

Quando falamos em urgência estamos relacionando com o tempo e a importância tem relação direta com o impacto que o projeto pretende causar.

Assim, a matriz pode ser trabalhada da seguinte forma:

A nota 1 possui mais prioridade e a 4 tem priorização mais baixa. 

Sendo assim, é preciso fazer os seguintes questionamentos:

• O problema precisa de resolução imediata? 

Se sim, podemos tratá-lo como algo urgente e importante? Sendo urgente e importante, há a necessidade de prioridade máxima. 

• O problema é relevante, mas não necessita de uma resolução imediata? 

Se sim, então o problema é relevante, mas não há necessidade de urgência.

• O problema não é relevante, mas precisa de uma resolução imediata?

Em caso afirmativo estamos diante de algo urgente, mas que não tem importância.

• O problema não é relevante e não precisa de ação imediata? 

Caso afirmativo, temos algo que não é urgente e nem sequer importante.

Com todas estas informações é possível a equipe de gestão de projetos analisar o cenário obtido em cada caso e tomar as decisões mais assertivas para a organização.

Conclusão

Priorizar projetos demanda muita técnica e visão estratégica corporativa. É preciso que, dentro do ambiente corporativo, se utilize todos os critérios possíveis para se analisar projetos e entender quais são prioridades e quais podem esperar.

Ferramentas que auxiliam essa análise são ótimas parceiras da equipe de gestão de projetos e se bem utilizadas podem proporcionar para a organização uma gestão de recursos bastante aprimorada.

E você, conhecia essas ferramentas de gestão de projetos?

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