O que é PDCA? Para que serve? Como Aplicar?

Uma das metodologias mais eficientes de gestão de processos surgiu há muitas décadas, mas até hoje continua sendo uma das grandes referências no mundo corporativo. Empresas utilizam o método de melhoria contínua PDCA para aprimorar processos ininterruptamente e assim ganhar cada vez mais competitividade no mercado. Mas você sabe o que significa PDCA? 

Neste artigo vamos entender o significado deste acrônimo e qual a sua função dentro do mundo empresarial, especificamente. Vamos conhecer as suas utilidades e conhecer as diversas formas de se aplicar o PDCA na prática.

O que é PDCA?

Como dá para imaginar, PDCA é um acrônimo que surgiu muitas décadas atrás, e que significa, em inglês:

P: Plan (Planejar)

D: Do (Fazer)

C: Check (Verificar)

A: Act (Agir)

Vamos entender o significado de cada letra, mas antes podemos já defini-lo enquanto ideia geral.

O PDCA é uma metodologia de gerenciamento de processos que tem como função garantir a execução melhorada de processos continuamente dentro de uma empresa.

Isso não significa que o ciclo PDCA deva somente ser utilizado no mundo corporativo. O método que envolve o PDCA pode ser usado para processos e projetos, como por exemplo, um casamento, ou a reforma de uma casa, etc. 

A metodologia serve para garantir a melhoria contínua de processos diversos e tem como base quatro fases bem definidas e que dão significado ao acrônimo.

 P de Plan (Planejar)

O ciclo PDCA sugere que todo trabalho envolvendo processos deve começar a partir de um planejamento teórico, que vai preceder a execução, que é a fase prática. A fase de planejamento se baseia em algumas perguntas, tais como: 

Qual a meta que queremos alcançar? 

Qual o caminho, ou método, que devemos seguir para alcançar essas metas?  

Assim, organizando o trabalho desenvolvido nesta primeira etapa do PDCA, temos: 

1. Identificação do processo;

2. Análise do processo;

3. Definição de objetivos e metas;

4. Elaboração de planos de ação para atingir as metas e objetivos.

D de Do (Executar)

Planejamento feito, teoria pronta, e todas as questões envolvendo metas e métodos respondidas, temos a fase dois da metodologia, que evidencia a execução do que foi planejado.

Para que a execução se aproxime ao máximo do que foi planejado será necessário organização, disciplina e muito cuidado com o controle de dados, pois esses registros serão muito importantes para as etapas posteriores do PDCA.

O trabalho de execução envolve alguns fatores, como equipe capacitada e treinada e muito comprometimento de todos em prol da empresa ou daquele processo específico.

Resumindo o trabalho de execução, podemos dizer que significa colocar o plano de ação em prática.

C de Check (Verificar)

Os registros de dados usados na execução para deixar registrado todas as ações desenvolvidas deve ser usado nesta fase como auxílio para que a equipe consiga entender todas as possíveis falhas ocorridas e a partir de então criar um plano de correção.

Nesta fase avaliamos os resultados da execução e comparamos com os dados do planejamento, ou seja, é o momento de comparar a teoria com a prática e observar o quão próxima ficou a execução do planejamento.

Assim, o objetivo desta fase é controlar a eficácia dos planos de ação realizados com o planejamento feito.

A de Action (Agir)

Realizamos o planejamento, fizemos a execução, definimos as falhas, e agora chegou o momento da correção.

Esta é a quarta fase do ciclo PDCA, fase que será dedicada a definir e implementar as soluções ou ações identificadas nas fases anteriores.

Nesta fase se busca aperfeiçoar o processo, corrigindo tudo que foi encontrado de errado.

Mas porque podemos chamar o PDCA de ciclo PDCA?

Acabamos de entender mais claramente como acontece às quatro fases do PDCA e como estas fases visam aperfeiçoar processos dentro de uma organização, ou, dependendo do uso, aperfeiçoar projetos diversos.

Porém esta metodologia não se encerra na quarta fase, justamente porque é um método cíclico, ininterrupto, que visa a melhoria contínua dos processos dentro de uma empresa.

Assim, o PDCA estabelece um círculo contínuo de planejamento, execução, verificação e ações corretivas. Com este sistema de gerenciamento há muito mais chances de mantermos processos sempre aperfeiçoados, atualizados e no rumo desejado.

O PDCA aplicado em uma empresa

Agora que você já entendeu as quatro fases do processo que dá o significado ao acrônimo PDCA, vamos entender como podemos aplicar a metodologia na rotina de trabalho de uma organização.

É importante que cada empresa que utilizar o método entenda que as etapas precisam ser respeitadas e seguidas exatamente na ordem proposta, sem antecipação ou esquecimento.

Vamos aplicar o PDCA enquanto metodologia cíclica desta forma:

Planejamento

No planejamento a empresa vai desenvolver um plano teórico de acordo com as metas definidas, de acordo com as suas diretrizes, sua missão e sua política de conduta. Assim será definida uma linha de ação estratégica e teórica que deverá ser colocada em prática posteriormente.

Execução

Com o planejamento feito, é importante que a empresa entenda que demanda capacitar equipe para que a execução seja realizada de acordo com o planejado. Para isso será preciso treinamento para todos os responsáveis pelas mais diversas tarefas.

Verificação 

É importante ter uma equipe capaz de entender o processo como um todo e que consiga realizar a leitura de todos os dados registrados no processo de execução. Somente assim a empresa conseguirá identificar possíveis falhas e sugerir correções.

Ação

Identificada as falhas e sugerida às correções, a empresa parte para a quarta fase do processo, que são as ações de correção, que visam aperfeiçoar e melhorar o processo iniciado no planejamento.

Com as correções feitas, a empresa retorna ao ponto inicial, iniciando um novo ciclo a partir da fase inicial, que é o planejamento, desta vez mais aprimorado. 

Qual a importância do PDCA para empresas?

O ciclo PDCA como metodologia de gerenciamento de processos é uma das mais poderosas ferramentas para que empresas busquem sempre a melhoria de seus serviços e produtos e ganhe competitividade no mercado.

O PDCA permite que empresas identifiquem falhas e pontos de melhoria em determinada atividade, que pode ser a elaboração de um produto ou de um serviço, e a partir de então criar sempre um ciclo contínuo de aperfeiçoamento desta atividade.

Empresas que não utilizam ferramentas eficientes de gerenciamento de processos acabam perdendo muito tempo na identificação de problemas, atrasando assim a construção de soluções fazendo com que haja desperdício de tempo  e de dinheiro.

Quais os benefícios que o PDCA proporciona para empresas?

Qualquer empresa que deseja ser competitiva em um mercado cada vez mais concorrido é difícil precisar criar mecanismos que tornem seus processos eficientes e continuamente aprimorados. 

Pode ser seus produtos ou algum serviço, o fato é que se uma organização não busca se aperfeiçoar ela perde espaço e se atrasa no processo de atualização corporativa.

Por isso, uma empresa que aplica a metodologia APCA de forma eficiente acaba ganhando vantagens, como:

• Possibilidade maior para previsão de erros e falhas nos processos através do estudo de dados de registro de ações feitos a partir de um planejamento inicial.
• Consegue definir metas de uma forma aperfeiçoada que permite se aproximar ao máximo da realidade.
• Vantagem de avaliar de modo mais claro e assertivo os resultados vindos da execução das ações e assim agir de forma a corrigir falhas de modo mais eficiente.
• Aumentar a produtividade a partir do aperfeiçoamento das atividades, reduzindo custos e aumentando lucros.
• Permite a padronização de processos dentro da empresa, melhorando a qualidade de produtos  e serviços.

Erros que podem acontecer na aplicação do ciclo PDCA

Já falamos aqui o quão importante é para uma empresa que deseja investir tempo e dinheiro na metodologia PDCA respeitar todas as fases, não pular nenhuma etapa e muito menos esquecer alguma delas. São erros que podem gerar resultados negativos e que descaracterizam por completo toda a metodologia. 

Alguns destes erros são básicos e podemos listar:

Não ter cuidado na fase inicial de planejamento

Para que o ciclo PDCA gere resultados positivos é de fundamental importância que a empresa se debruce para construir um planejamento bem feito, com todas as metas estipuladas, objetivos desejados e caminhos a serem percorridos.

Quando a empresa negligencia esta fase, seja criando um plano às pressas, seja simplesmente não pontuando as questões principais, ela acaba prejudicando todo o processo.

Não investir na qualificação de pessoas

A fase da execução é uma das mais importantes (todas são) e nessa fase demanda a criação de uma equipe capacitada e treinada para colocar em prática em forma de ações todo o planejamento traçado na fase inicial do PDCA.

Se a empresa não investe no treinamento de equipe ou negligência na contratação de colaboradores, a prática tende a ficar muito aquém do imaginado na teoria. 

Não acompanhar os processos 

Se os responsáveis pela parte de acompanhamento não realizarem um bom trabalho, a empresa não vai conseguir detectar de forma eficiente os defeitos e falhas, e assim não poderá realizar ações de correção, e o trabalho todo acaba sendo prejudicado.

É preciso que se crie uma cultura de gestão de projetos que consiga acompanhar os processos e identificar erros e falhas corretamente.

Conclusão

Vimos aqui que uma das ferramentas mais poderosas que empresas podem utilizar para garantir que seus processos ocorram de maneira otimizada, sempre passíveis de aperfeiçoamento, é o PDCA, metodologia antiga, mas que ainda cumpre o seu papel de auxiliar organizações no trabalho de gerenciar processos.

E você, já conhecia essa metodologia? O que acha?

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