Eficiência operacional: quais as vantagens e como aplicar?

O manual do empreendedor bem sucedido é bem claro: uma empresa só poderá crescer de forma segura e contínua se ela conseguir reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar a eficácia dos processos. 

O problema é que por mais lógico que estas regras possam parecer, muitos gestores não conseguem colocar em prática essas ações planejadas. Nesse sentido, desenvolver a ideia de eficiência operacional pode ser a resposta desejada para que o seu negócio enfim prospere.

Equilibrar as saídas, que são os custos e investimentos, com as entradas, que são as receitas geradas com vendas de produtos e serviços, é um dos maiores desafios que os gestores possuem, não é verdade?

Neste artigo vamos conhecer o conceito de eficiência operacional e entender como a sua prática pode ajudar líderes e empresas, salvando as finanças e criando uma base segura que irá sustentar o crescimento e a consolidação de qualquer organização.

Vamos começar?  

O que é eficiência operacional?

Eficiência operacional é um conceito que fala por si só. Seu uso está muito ligado ao universo corporativo e pode ser definido como a capacidade que empresas possuem de otimizar todos os seus processos internos, gerando produtos ou serviços com os menores custos possíveis, sem perder a qualidade.

E o que isto significa na prática?

Significa que estas mesmas empresas devem planejar estrategicamente suas operações, seus custos e investimentos, para que todos estes gerem ao final produtos e serviços rentáveis, que deem retorno para o negócio.

Produzir de forma eficiente é o pontapé inicial para o sucesso de qualquer empreendimento, e isso significa por em prática uma série de ações, como a capacitação contínua de seus colaboradores, a otimização de equipamentos e de processos, a busca por parcerias estratégicas, além de uma gestão financeira inteligente.

Podemos medir a eficiência operacional de uma empresa?

A resposta é sim, podemos. O cálculo mais utilizado é aquele que divide as entradas e saídas dentro de um negócio e que já mencionamos logo no início do artigo.

No geral, as saídas são os valores investidos nas operações, é o chamado dinheiro que sai, enquanto que as entradas são as receitas geradas pelos produtos vendidos ou serviços prestados, que é o dinheiro que entra.

Para conhecer a eficiência operacional de sua empresa basta dividir as entradas pelas saídas. Quanto maior for o resultado, maior é a eficiência operacional da organização.

Qual a importância em aplicar a eficiência operacional na empresa?

Quando você consegue promover em seu negócio todas as ações estratégicas necessárias para sua completa eficácia, você está consequentemente criando um modelo de negócio sustentável, que tende a crescer continuamente e de forma segura.

E essa é a importância que a eficiência operacional possui no mundo corporativo. É através dessa forma de pensar o negócio, que é possível aumentar a qualidade dos produtos e serviços, aumentar a sua produtividade e aumentar os lucros, otimizando os processos e diminuindo os custos operacionais. 

As regras são claras, mas a questão que permanece é: qual seria a dificuldade em implementar um modelo de negócio baseado na ideia de eficiência operacional?

A resposta reside no fato de que, a equação gastar menos e vender mais, sem afetar a qualidade do produto ou serviço, só é válida se você conhecer a fundo a empresa, todos os seus processos e, sobretudo, tiver um completo domínio sobre a equipe de colaboradores.

Essa é a grande dificuldade que gestores possuem para implementar essa ideia, além de demorarem para diagnosticar falhas e erros cometidos nos processos, resultando em períodos muitas vezes longos de prejuízos, o que pode gerar o fracasso de um negócio.  

Quais as vantagens que a eficiência operacional gera para seu negócio?

Agora que já conhecemos o conceito de eficiência operacional, entendemos como funciona a sua regra geral e qual a sua importância para a sobrevivência de um negócio, vamos conhecer as vantagens geradas para quem implementa de forma correta esta ideia. Confira:

• Redução de custos 

Uma das principais ações que a ideia de eficiência operacional apresenta é a de revisão sistemática de todos os processos. E muitas vezes, esse processo de revisão de processos e busca por falhas e erros que podem ser corrigidos facilmente, acaba resultando em uma grande economia e redução de custos, que já proporciona um fôlego a mais para a empresa.

Além de corrigir tais falhas, é possível também no meio deste processo encontrar melhores parceiros, que possam, por exemplo, vender matéria-prima com preços mais atrativos, além de aperfeiçoar a relação com todos os fornecedores.

• Aumento da produtividade

Outra característica natural do conceito de eficiência operacional é a de aumentar a produtividade, afinal de contas, esse é um dos fins desejados por toda e qualquer organização.

Este objetivo é conquistado quando você põe em prática uma série de ações que visam promover a produtividade, como por exemplo:

- A aplicação de novos métodos de produção;

- A aquisição de novas máquinas, mais eficientes;

- A atualização de processos, corrigindo falhas diagnosticadas;

- A capacitação estratégica dos colaboradores.

Quando este conjunto de fatores são postos em prática, é natural que a produtividade aumente, gerando menos custos e mais lucros para o negócio.

• Diminuição de desperdícios

Quando uma empresa busca revisar todos os seus processos internos, ou seja, todos os caminhos usados na criação de um produto ou de um serviço, o que ela deseja em primeiro lugar é detectar falhas, erros e desperdícios, e corrigir tudo de uma vez só.

Essas correções, quando bem feitas, reduzem o desperdício produzido nos processos, permitindo uma gestão operacional mais enxuta, eficiente e saudável financeiramente.

• Prevenção de erros futuros

Podemos concordar que os erros e os trabalhos que precisam ser refeitos acabam aumentando desnecessariamente os gastos de tempo e de dinheiro em uma empresa, não é verdade? 

Implementar o conceito de eficiência operacional em seu negócio visa também eliminar e prevenir esses erros, além de retirar definitivamente da lista de custos os advindos dessas situações.

Para que isso aconteça, é preciso que se diagnostique e se mapeie todos os processos, para aperfeiçoá-los, corrigindo as falhas.

São muitas as ferramentas que podem ser usadas para isso, basta somente entender as reais necessidades e implementar a solução mais adequada, que pode ser o uso de um software de automação, ou um sistema mais moderno de revisão de processos.

Como aplicar a eficiência operacional em seu negócio

Chegamos agora ao momento crucial, que é saber por onde começar para estabelecer em seu negócio um sistema de eficiência operacional. Podemos trabalhar com as seguintes ideias:

• Cuidar do capital humano

O maior bem de qualquer organização é o seu capital humano, ou seja, a sua equipe de colaboradores. Por isso, é preciso criar um ambiente de trabalho saudável e que gere bem estar para todos. 

Invista em treinamentos e capacitações, além de, é claro, ter um cuidado extremo no processo de seleção, buscando contratar somente os profissionais que possuírem um perfil que combine com os valores, a missão e a cultura organizacional da empresa.

• Ter visão de mercado

É preciso pensar meticulosamente no futuro do seu negócio, planejar os passos seguintes e entender como as tendências podem lhe ajudar a gerir as ações do dia a dia.

É necessário que o gestor consiga sempre manter o foco nas reais demandas de seus clientes, criando serviços e produtos que de fato atendam estas demandas e produzam lucros e satisfação.

• Mapear todos os seus processos

Um modelo de eficiência operacional tende a dar certo se a empresa conseguir mapear todos os seus processos, passando a conhecer seus pontos fracos, seus gargalos de produção, e encontrando erros e falhas.

Assim, uma das primeiras ações que devem ser feitas é o mapeamento dos processos, identificando qualidades e defeitos, potencializando o que está certo e corrigindo o que não está. 

• Buscar inovações

É fundamental que o gestor de uma empresa esteja antenado com todas as novidades do universo corporativo. 

Muitas vezes o surgimento de uma ferramenta de automação e ou de alguma inovação tecnológica tem o poder de corrigir por completo as falhas encontradas, potencializando os bons resultados.

Buscar inovação é uma das regras mais claras do mundo empresarial, principalmente  em tempos de avanços tecnológicos quase diários. 

Conclusão

Vimos aqui que o conceito de eficiência operacional pode ser um dos melhores parceiros de seu negócio, e o quanto é importante pensar estrategicamente todos os passos de uma empresa, os processos, buscando falhas que geram desperdícios e custos desnecessários.

À medida que as operações são otimizadas, os resultados aparecem, gerando maior produtividade, lucro e diminuindo custos e desperdícios.

Não precisamos nem concluir que essa equação permite que qualquer tipo de organização possa caminhar rumo ao sucesso, não é verdade?

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