Como fazer um relatório financeiro simples e eficiente?

É imprescindível para quem possui um negócio, entender como ele funciona por completo e, para isso, é preciso analisar todos os dados possíveis que ele apresenta. 

São essas informações que permitem que uma empresa se organize, invista, diminua custos, dentre muitas outras ações estratégicas. Nesse sentido, um relatório financeiro pode ser um dos maiores parceiros de uma organização.

Ele pode contribuir para que gestores percebam como anda a saúde financeira do negócio, o que ajuda muito na hora de tomar decisões mais eficientes. Além disso, também auxilia investidores a aplicarem de forma inteligente seus recursos e ajuda contadores no trabalho de gerenciamento e organização de uma empresa.

Deu para perceber o quão útil pode ser um simples e eficiente relatório financeiro, não é verdade?

Neste artigo vamos destrinchar muito mais sobre esta ferramenta essencial para o crescimento sustentável de uma empresa, independentemente de seu porte. Vamos nessa?

O que é um relatório financeiro?

Relatórios financeiros são todas as informações financeiras de uma empresa, em um determinado período de tempo, que tem como função principal apresentar um raio-x completo ou parcial da saúde financeira da companhia.

Também tem como função fornecer todos os dados necessários para que gestores, contadores ou investidores entendam o estado atual da organização e assim tomem decisões mais assertivas e inteligentes.

Existem diversos tipos de relatórios financeiros, mas todos eles possuem como objetivo auxiliar profissionais no trabalho de analisar algum aspecto específico daquele negócio, que pode ser o fluxo de caixa, ou o balanço patrimonial.

Assim, a análise de dados dos custos, dos investimentos, das receitas, da taxa de inadimplência, dentre outras variáveis, se mostra fundamental para que se perceba o desenvolvimento atual daquela empresa.

Com estas informações os gestores podem definir rotas, corrigir erros ou potencializar o que está dando certo.  

Quais os tipos de relatórios financeiros?

Os principais tipos de relatórios financeiros são:

• Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC)

Fornece informações sobre o fluxo de caixa, ou seja, as saídas e entradas de capital. Esse tipo de relatório é simples e tem uma importância ímpar, já que se for analisado constantemente tende a auxiliar na eficiência da gestão e a evitar prejuízos.

• Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE)

Este tipo de relatório é uma exigência para empresas do tipo sociedade por ações no Brasil. Deve ser feita anualmente, mas muitas empresas preferem fazer de forma mais constante, algumas até mensalmente.

Isso porque é uma ótima ferramenta para se entender a saúde geral do negócio e assim realizar as tomadas de decisões de forma mais eficiente e inteligente.

O DRE é responsável por detalhar resultados líquidos e apontar possíveis lucros e prejuízos em um período.

• Planejamento Orçamentário

É um relatório produzido normalmente de forma semestral, e tem como função fornecer uma visão mais geral do comprometimento orçamentário até o momento da análise.

Permite que o gestor preveja gastos e investimentos e assim planeje estrategicamente as ações. 

• Relatório de Contas a Pagar e a Receber

É um relatório que deve ser atualizado constantemente e tem uma função essencial dentro de uma empresa. Se for bem estruturado, vai auxiliar muito os gestores, evitando que se atrase contas e controlando as receitas advindas de pagamentos.

• Balanço Patrimonial

É um relatório mais denso e sofisticado que prevê a análise de todos os ativos da empresa, passivos, movimentações financeiras e patrimônio líquido.

Normalmente quem elabora são contadores, já que exige um nível de conhecimento muito aprofundado. 

Qual a importância de fazer relatórios financeiros?

Os relatórios financeiros possuem um papel fundamental dentro de uma empresa, e os gestores que entenderem essa importância certamente terão mais condições de planejar melhor as ações presentes e futuras, proporcionando vantagem estratégica para ela no mercado. Podemos dividir a importância deles nos seguintes tópicos:

• Permite a tomada de decisões eficientes e estratégicas

A tomada de decisão é uma das ações mais importantes e cruciais dentro de uma empresa e para que ela seja eficiente é preciso de todo o tipo de auxílio. Dessa forma, os relatórios financeiros surgem então como um grande aliado nesses momentos, produzindo todos os tipos de informações, que permitem realizar diversas análises antes de se tomar decisões estratégicas.

• Ajuda no controle e otimização o fluxo de caixa

Ter controle sobre o fluxo de caixa é uma das tarefas mais básicas para que qualquer negócio consiga crescer, se desenvolver bem e se consolidar. Dessa forma, os relatórios financeiros são ferramentas essenciais para que gestores percebam como anda o fluxo de caixa, e assim promover mudanças para aperfeiçoar os resultados, ou manter os processos caso esteja tudo dando certo.

• Auxilia os investidores a colocarem capital em seu negócio

Se você possui um negócio e está à procura de investidores para crescer mais rapidamente ou para viabilizar novos investimentos, saiba que os relatórios financeiros terão grande utilidade neste processo, principalmente para convencer investidores de que o seu negócio tem saúde financeira e potencial para crescimento.

Nenhum investidor irá colocar capital em sua companhia sem analisar minuciosamente todos os dados possíveis, e por isso é muito importante pensar na elaboração de diversos relatórios.

• Evita gastos desnecessários

Ter um controle sobre todos os dados financeiros de seu negócio permite que você perceba para onde está indo o dinheiro e quais são os resultados que esses investimentos estão gerando.

Tendo eficientes relatórios, a tendência é que se evite gastar de maneira desnecessária, enxugando todos os custos que a empresa possui, otimizando assim os resultados a curto, médio e longo prazos.   

Como fazer um relatório financeiro simples e eficiente?

Agora que já sabemos quase tudo sobre o assunto que abordamos aqui, chegou a hora de colocar em prática o conhecimento e começar a elaborar um relatório financeiro simples e eficiente. Os passos principais são os seguintes:

• Centralizar as informações e padronizar dados

Este primeiro passo é básico e necessário, por diversos motivos. Imagina que no seu negócio há relatórios diferentes, produzidos por diferentes setores e com diferentes objetivos. 

No fim das contas a possibilidade dessa situação gerar desinformação e atrapalhar mais que ajudar é muito grande. Por isso é importante que se centralize todas as informações e dados, colocando-os em um único lugar.

Esta primeira ação otimiza as possíveis análises, facilita o entendimento e ajuda os gestores a terem uma visão mais estratégica do negócio. 

• Automatizar tudo que for possível

Não podemos esquecer que estamos no meio de uma revolução tecnológica, e que nestas últimas décadas foram criadas muitas ferramentas de gestão financeira para empresas de todos os portes.

Essas ferramentas podem auxiliar muito gestores e investidores, basta somente que você entenda as reais necessidades de seu negócio.

Mas no geral é importante utilizar algum software de gestão ou alguma ferramenta de automação. Essas ações garantem processos mais ágeis e simplificados, além de menos esforço humano e uma maior eficiência.

• Simplificar as informações para facilitar o entendimento

Tanto na vida, quanto nos relatórios financeiros, a regra do menos é mais funciona. Claro que, dependendo da necessidade, será adequado produzir dezenas e centenas de informações utilizando tudo que for possível.

Mas no geral, é preciso que simplifique, seja as informações, seja o modo como você as coloca nos relatórios.

Muitas vezes se utiliza uma linguagem mais rebuscada para dar um tom formal para o documento, e o resultado prático é um desastre, pois dificulta e muito o seu entendimento. Por isso é importante que o relatório seja de fácil entendimento para todos.

• Manter os dados e informações sempre atualizados

Vimos aqui que alguns tipos de relatórios financeiros precisam estar atualizados constantemente para que a sua análise seja feita com mais clareza e eficiência.

Por isso é preciso que o responsável pela produção dos relatórios tenha este entendimento, para que as informações passadas sempre sejam de fato as informações atuais, evitando inconsistências e falhas.

Entregar relatórios com os dados corretos e atuais é peça chave para que as ações geradas a seguir sejam as mais inteligentes e eficientes e para que os resultados tenham o sucesso esperado.  

• Investir na capacitação de sua equipe financeira

Mesmo que a sua equipe financeira seja na verdade um só profissional, é importante ter em mente que investir na capacitação e treinamento dele é crucial para que os relatórios financeiros elaborados sejam inteligentes, eficazes e que as análises produzidas sejam estratégicas e com objetivos claros.

Quanto mais claro e profissional for o seu relatório financeiro, maior será a chance dele gerar os resultados esperados. 

Conclusão

Vimos aqui a importância que os relatórios financeiros possuem dentro de uma empresa, independente de seu tamanho.

Eles oferecem todo o suporte necessário para que gestores analisem dados e tomem decisões eficazes a partir destas informações geradas por relatórios.

Para um negócio, isso significa muitas vezes crescer e se consolidar no mercado, ou fracassar e ser mais uma organização que foi a falência por falta de planejamento, organização e ações estratégicas eficientes.

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